Assistant(e ) Administratif(ve)

Location: Abidjan, Côte d'Ivoire

Appplication closing: 12 Novembre, 2017

Interpeace est une organisation suisse à but non lucratif qui travaille en partenariat étroit avec les organisations partenaires nationales et l’ONU. Son travail vise à soutenir le développement et/ou le renforcement des capacités des acteurs locaux et les efforts menés par ces derniers pour la gestion non-violente et non-coercitive et à long terme des fractures sociétales et des conflits, pour la consolidation de la cohésion et la paix sociales. Interpeace s’efforce également d’aider la communauté internationale (et en particulier les Nations Unies) à jouer un rôle plus efficace dans le soutien aux efforts de consolidation de la paix dans le monde grâce à une meilleure compréhension et réponse aux défis du renforcement de capacités locales pour la cohésion sociale et politique.

Présidé par l’ancien président John Kufuor et basée à Genève, Interpeace est soutenue par des bailleurs de fonds bilatéraux et multilatéraux ainsi que le financement privé. Pour soutenir le développement de sa présence régionale en Afrique de l’Ouest, Interpeace est actuellement à la recherche d’une personne qualifiée pour occuper le poste de

Assistant Administratif

Résumé général du poste      
En tant que membre du Bureau régional d’Interpeace en Afrique de l’Ouest, basé à Abidjan, l’assistant administratif est le point focal pour toutes les questions relatives à l’administration du bureau régional. Il/elle est également le point focal des Ressources humaines et a à sa charge les aspects logistiques.

Il/elle fait partie de l’unité administration/finance composée par le Responsable administration et finance et le Comptable.

L’assistant(e) administratif(ve) reporte au Responsable administration et finance.  Il/ Elle collabore selon les besoins avec les partenaires locaux d’Interpeace de la région, et leur équipe administrative en particulier. Il/elle supervise le chauffeur et la technicienne de surface. 

Tâches et responsabilités      

  1. Administration
  • Fournir tout le soutien administratif nécessaire à l’équipe régionale
  • Recevoir, enregistrer, retransmettre, distribuer et déposertoute la correspondance, les rapports et autresinformations écrites
  • S’assurer quela personne à chargereçoive l’informationet que touteréponsenécessaire ousuivia été faiten temps opportunafin de s’assurer queles délais sont respectés
  • Superviser l’utilisation et la maintenance des bases de données administratives et autres systèmes destinés à soutenir le fonctionnement efficace du bureau régional
  • Maintenirtoutes les relationsexternes spécifiquesàl’administration dubureau, y comprisles fournisseurs de bienset de services pourassurer le bon fonctionnementdu bureau régional
  • Toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur hiérarchique et la Directrice du bureau régional
  1. Ressources humaines
  • Gérer la tenue des registresde congés
  • Maintenir à jour la feuille de présence des employées
  • Faire le suivi des contrats du personnel Interpeace
  • Maintenir une assurance locale appropriéepour les bureaux et le personnel local
  1. Logistique
  • Gérer et coordonner la logistique pour le personnel du bureau régional et les visiteurs des institutions partenaires d’Interpeace, notamment l’organisation de voyages locaux et internationaux (avion, l’hébergement, etc.)
  • Gérer les déplacements en voiture et toutes les questions relatives au véhicule d’Interpeace
  • Gérer l’équipement du bureau (IT, matériel du bureau)
  • Assister à l’organisation logistique et administrative des ateliers du bureau régional
  1. Engagement personnel
  • S’investirà la fois professionnellementet personnellementdans le travail et se comporter de la manière la plus professionnelle possible en respectant les valeurs fondamentales d’Interpeace.

Qualifications

  1. Au moins Bac + 2 dans un domaine relatif aux compétences exigées
  2. Au moins 3 ans d’expérience en administration pour une organisation non gouvernementale nationale et/ou internationale.
  3. Solide expérience dans les ressources humaines, la logistique, l’administration, la gestion de bureau et l’organisation de voyages.
  4. Bonne connaissance des règles et réglementations locales appropriées relatives aux ressources humaines, la sécurité sociale, l’approvisionnement, les permis de travail, visas, etc.
  5. Solide maîtrise de l’outil informatique (programmes MS Office, Word et Excel). Maîtrise d’Access considérée comme un plus.
  6. Français courant ; compétences en anglais oral et écrit considérées comme un plus.

Qualités

  1. Flexibilité et capacité à gérer différentes tâches et une charge de travail importante sous des contraintes de temps.
  2. Expérience internationale pertinente démontrant une capacité à travailler et communiquer dans un environnement multiculturel.
  3. Solides compétences organisationnelles et multitâches.
  4. Démontrer un engagement envers les valeurs et les principes de travail d’Interpeace à la fois au sein de l’équipe d’Interpeace et à l’extérieur.
  5. Disposer d’une capacité à travailler de manière autonome et sous pression.
  6. Etre ouvert, créatif, flexible et orienté vers la recherche de solutions lorsqu’un problème se pose.
  7. Etre de bonne intégrité et forte sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge.

Comment postuler

Les candidats qualifiés peuvent envoyer leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation aux adresses suivantes : wao@interpeace.org et reussner@interpeace.org. Merci d’indiquer impérativement « Assistant (e) Administratif (ve) + Votre Nom » dans l’objet de votre e-mail. Deadline : 12 Novembre 2017 à 23.59 (heure d’Abidjan)

Interpeace valorise la diversité dans ses équipes et œuvre constamment pour la parité dans ses effectifs. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.