Officier de support aux opérations

Reporting to: Chargée de Finances et Administration

Location: Bunia avec des missions sur terrain

Application closing: 19 décembre 2019 à 4:00 pm

Job start date: Dès que possible

Contrat à durée déterminée :  8 mois

Contexte

Interpeace est une organisation internationale de consolidation de la paix qui soutient des initiatives de consolidation de la paix menées localement dans le monde entier. Interpeace adapte son approche à chaque société et veille à ce que son action soit menée localement. En étroite collaboration avec ses équipes et partenaires locaux, Interpeace développe des programmes de consolidation de la paix et soutient la mise en place de processus de changement qui relient les communautés locales, la société civile, le gouvernement et la communauté internationale.

En sa qualité de partenaire stratégique des Nations Unies, Interpeace a son siège à Genève, en Suisse, et possède des bureaux dans le monde entier.

Pour plus d’informations sur Interpeace, veuillez visiter www.interpeace.org

Position au sein de l’organisation

L’Officier de support aux opérations est membre de l’unité des opérations mondiales, qui comprend les finances, l’informatique, l’administration, les affaires juridiques, l’audit interne et les ressources humaines. L’Unité des opérations mondiales est dirigée depuis le siège à Genève, bien que les membres de l’équipe soient basés dans différents endroits du monde, notamment en Bosnie, en Côte d’Ivoire, au Guatemala, en Suisse, au Kenya et en Tunisie.

Objet et aperçu général

Ce projet intervient dans le cadre de son engagement accru à l’Ituri, en République Démocratique du Congo, afin d’identifier les problèmes et les individus ayant un impact sur la stabilité de la région qui entravent la réponse à la crise Ebola dans la région et développer des approches pour faciliter la lutte contre la propagation du virus.  Ce projet s’inscrit également dans une stratégie globale d’accroissement de l’engagement d’Interpeace dans le République Démocratique du Congo.

Pour ce faire, Interpeace recrute un Officier de soutien aux opérations compétent(e) et motivé(e) pour conduire la mise en œuvre des activités de la recherche action participative des approches pour faciliter la lutte contre la propagation du virus facteurs dans les zones impactés.

Conformément à l’orientation stratégique définie par le Directeur principal des Opérations mondiales, Officier de support aux opérations sera chargé (e) de la bonne gestion administrative des ressources humaines, des finances et de l’administration judiciaire au lieu d’affectation désigné. Cela comprend la gestion au niveau de son rayon d’action : conformité légale locale (taxes, entité), données comptables sur QuickBooks, documents justificatifs numérisés, gestion de la trésorerie, achats, paie, portefeuille d’assurance, dossiers du personnel et gestion des congés dans Natural HR, et espaces de bureau. Il/Elle sera également chargé(e) d’aider le responsable des finances de la RDC et l’équipe chargée des opérations globales à mettre en place des cadres efficaces dans le pays et à fournir un soutien à la mise en œuvre effective des politiques et procédures d’Interpeace. Officier de support aux opérations est responsable de la comptabilité et du cycle de l’emploi dans le lieu d’affectation désigné.

L’Officier de support aux opérations s’intéresse avant tout à la sécurité et à la sûreté, à la diversité et à l’égalité des sexes et veille à ce qu’ils soient pris en compte et promus dans tous les aspects du travail au bureau.

L’Officier de support aux opérations rassemble des informations, des échanges et des consultations avec des collègues des opérations internationales en poste dans des bureaux de la région et / ou du siège pour une gestion des opérations améliorée, pertinente et contextualisée. Il/Elle fournit des conseils professionnels aux collègues de la RDC sur les meilleures pratiques en matière d’opérations, en coordination avec le responsable des finances à Goma. L’Officier de support aux opérations fournit également des conseils sur la mise en œuvre et l’interprétation des politiques, processus et pratiques.

Sous la supervision régulière du Finance & Administration Officer et en coordination avec le Senior HR Support Officer tous basés à Goma, Officier de support aux opérations assure une fonction opérationnelle efficace dans sa zone d’intervention. Un Officier de soutien aux opérations devra :

  1. Comprendre les politiques et procédures applicables pour soutenir leur mise en œuvre réussie et guider les collègues dans la région ;
  2. Garantir l’exactitude et l’exhaustivité des enregistrements d’administration, des ressources humaines et des finances dans Sharepoint (avec une attention particulière pour la bibliothèque de gestion des subventions), Natural HR (y compris les dossiers du personnel, les enregistrements de congés et les contrats) et QuickBooks (y compris FSD – Financial Supporting Documentation).
  3. Appuyer le Senior HR Support Officer dans les recrutements dans la province de l’Ituri; Exécuter la paie et se tenir au courant des modifications de la législation; veiller à ce que les évaluations de performance soient coordonnées avec l’agent mondial des talents; Coordonner les aspects nécessaires du devoir de diligence à Ituri liés au portefeuille d’assurances ;
  4. Assurer la séparation des tâches et une matrice d’approbation claire pour toutes les dépenses en Ituri; enregistrer correctement les écritures comptables dans QB; télécharger tous les documents justificatifs à la FSD; effectuer des contrôles de fermeture mensuels sur les registres financiers. Appui à l’élaboration de la conception, du reporting et de l’analyse du budget.

Fonctions et responsabilités

Portée et impact

  • Des responsabilités et objectifs spécifiques sont attribués avec une certaine latitude pour établir des priorités et des approches techniques, en utilisant les pratiques et procédures établies. Des problèmes inhabituels peuvent être discutés avec le superviseur ou d’autres personnes pour clarifier la politique.
  • Est reconnu comme la première référence du bureau en matière de conseils professionnels / techniques sur les ressources humaines, la comptabilité, la budgétisation et les rapports dans le cadre des projets et des subventions attribués

Planification et mise en œuvre

  • Définit des objectifs clairs compatibles avec les stratégies convenues
  • Identifie les activités et tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien ses travaux
  • Prévoir les risques et prévoir des imprévus lors de la planification
  • Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire
  • Utilise son temps efficacement

Gestion du personnel et des ressources

  • Superviser (journaliers, stagiaires, caissier ou assistant) quotidiennement et, si nécessaire, informer le (responsable) sur toutes les questions pertinentes.
  • Effectuer des évaluations et fournir un mentorat et une formation en cours d’emploi au personnel supervisé
  • Responsabilités financières – À définir en fonction de la structure du bureau

Tâches spécifiques

Gestion du budget

  • Vérifier mensuellement que les dépenses finales comptabilisées sont conformes aux budgets approuvés (y compris le partage des coûts) et que les ressources sont utilisées conformément aux budgets approuvés et aux exigences des donateurs.
  • À la fin de l’exercice, préparer les états financiers du partenaire pour l’audit consolidé. Coordonner les audits des mandataires ou des donateurs et, avec l’aide du (responsable et coordinateur), répondre aux demandes d’audit.
  • Surveiller que les actions de performance organisationnelle indiquées dans le rapport Résumé des recommandations d’audit en suspens, le rapport SOAR du ou des partenaires affectés est mis en œuvre jusqu’à ce que les problèmes soient résolus.
  • Préparer la demande de transfert en espèces (CTR) du bureau de BUNIA en fonction des disponibilités budgétaires et s’assurer que les fonds sont utilisés conformément au plan approuvé (CTR). Mettre à jour les estimations incluses dans le CTR en discussion avec l’équipe de programme concernée.
  • Vérifier que les dépenses sont traitées et autorisées conformément à la délégation de pouvoirs d’Interpeace et à d’autres politiques (en tant que manuel de passation de marchés).
  • Surveiller le respect des conditions de financement des subventions (règles et règlements du donateur en tant qu’éligibilité des dépenses).
  • Aider les chargé(e)s du programme à élaborer des budgets globaux pour les programmes, y compris pour chaque organisation partenaire.
  • Sous la supervision du chargé des Finances, distribuer les budgets annuels auprès des partenaires et assurer l’inscription des budgets et des révisions budgétaires aux dossiers des partenaires QB et à la CEA QB.
  • Participer aux réunions du programme et contribuer à la formulation de la stratégie du programme, à la planification des activités et au développement des programmes.

Comptabilité

  • Examiner toutes les sources de documentation pour les dépenses transmise par les organisations partenaires afin d’assurer le respect des règles et procédures financières d’Interpeace.
  • Examiner et analyser les bilans des partenaires, c’est-à-dire les conciliations bancaires, comptes débiteurs et comptes créditeurs vieillissement et assurer la résolution rapide de tous les articles en souffrance.
  • S’assurer du service d’approvisionnement en cas de besoin et aider à s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures d’approvisionnement spécifiques d’Interpeace et des donateurs.
  • S’assurer que les partenaires disposent et maintiennent une base de données d’inventaire actualisée selon les normes des bailleurs de fonds qui permettent le transfert des biens aux bénéficiaires à la fin de la période de subvention.

Rapports financiers/appui dans la gestion du programme des grands lacs

  • Coder des rapports financiers des donateurs (budget v/s dépenses réels) conformément au plan comptable d’Interpeace (COA) et créer des rapports de donateurs dans Q & A. Actualiser les rapports mensuels et les examiner avec le chargé(e)s du programme.
  • Actualiser les rapports mensuels et les examiner avec la chargée des Finances et le charge des programmes
  • Faire des visites périodiques aux partenaires (en coordination avec le personnel du programme) pour l’audit interne et le renforcement des capacités.
  • Vérifier que tous les bons de paiement ont des documents justificatifs corrects et qu’ils ont été dûment autorisés. Examiner également le caractère raisonnable et les transactions inappropriées.
  • Examiner tous les rapprochements des bilans et Identifier les zones de faiblesse et assurer la formation.
  • Télécharger les fichiers de sauvegarde QB du partenaire sur Dropbox et notifier le chargé des finances ECA de mettre à jour le dossier de soumission QB sur une base mensuelle.
  • A la fin de l’année, une fois que les dossiers du partenaire QB sont clôturés, préparer les rapports financiers des partenaires pour l’audit, conformément au calendrier convenu avec le gestionnaire des finances et administration du bureau de Goma. Appuyer les audits sur le terrain et des bailleurs de fonds et, avec l’aide du chargé des finances et de l’administration, répondre aux questions concernant l’audit.
  • Participer à la formation des chargé(e)s des finances auprès des organisations partenaires dans son rayon d’action,
  • Agir en tant que point focal pour les requêtes et demandes d’assistance du bureau de Goma par exemple, pour le codage des assurances des partenaires.

Administration  

  • Responsable du suivi des périodes des conventions conclues entre Interpeace, son personnel ou avec les tiers : contrats, contrats de consultance, congés, visas, etc. et proposer en temps opportun au responsable de l’unité les dispositions nécessaires.
  • Suivre le cahier des présences, absences, congés du personnel.
  • Assiste la Chargée d’Administration et Finances dans la gestion au quotidien du bureau d’Interpeace en Ituri, fait les réservations, achat des billets et éléments nécessaires pour les voyages du personnel ou des visiteurs.
  • Assister le Chargé RH RDC dans les calculs des salaires, la gestion de la Paie, les calculs et paiement des impôts et autres cotisations selon la loi et la règlementation à la matière (IPR, INSS, INPP, ONEM, etc). S’assurer que les impôts et taxes et les autres obligations sont déclarées à temps.
  • Soutenir l’équipe dans le respect des procédures de passassions de marché, la gestion des matériels et immobilisation, la gestion logistique des voyages et de différentes activités.
  • Assister dans le maintien de la sécurité au bureau, la maintenance et suivi du groupe électrogène, de véhicule, des imprimantes, des ordinateurs, etc. ; tenir les inventaires dans la base de données et encodage et marquage des équipements.

Qualifications – Expériences et Compétences

  • Diplôme Universitaire (L2) en comptabilité, sciences commerciales et gestion, selon le règlement de la RDC
  • Compréhension et expérience de la comptabilité financière dans le contexte d’une organisation non gouvernementale (ONG) basée en RDC.
  • Une bonne compréhension de la gestion budgétaire ; contrôles financiers ; vérification de la documentation source ; préparation de bons de paiement ; et des processus d’approvisionnement.
  • Connaissances solides de la comptabilité et capacité d’exploitation des QuickBooks, et d’autres systèmes de gestion financière (SunSystems) (ou capacité démontrée d’apprendre de nouveaux systèmes de comptabilité).
  • Fortes aptitudes en communication écrite et orale en anglais, en français et en swahili.
  • Fortes aptitudes en informatique dans toutes les applications MS Office.
  • Capacité de travailler sous la pression.
  • Bonnes capacités organisationnelles ainsi que l’attention au détail.
  • Capacité à travailler en équipe et coordonner les affectations pour atteindre des objectifs communs.
  • Capacité de s’adapter dans un environnement de travail multiculturel.
  • Capacité d’effectuer des travaux détaillés, souvent de nature confidentielle et/ou de gérer un volume important de travail de façon systématique, efficace et précise.
  • Engagement ferme à soutenir les initiatives locales de consolidation de la paix et aux valeurs et principes de travail d’Interpeace.

Compétences d’Interpeace:

  • Collaboration
  • Communication
  • Recherche de résultats
  • Adaptation et apprentissage en continu
  • Respect de la diversité

Désire

  • Forte attention aux détails et une capacité à travailler de manière autonome et sous pression ;
  • Esprit ouvert, créatif, flexible et orienté vers la recherche de solutions lorsqu’un problème se pose ;
  • Bonne intégrité et forte sensibilité aux différences de culture, de genre, de religion, de race, de nationalité et d’âge ;

Facteur de succès

  • Identifie et adhère aux valeurs fondamentales et aux principes de travail d’Interpeace ;
  • Engagement pour l’inclusion ;
  • Un penseur novateur et critique doté de vastes compétences en résolution de problèmes ;

Autres conditions :

  • Résidant en RDC ou ayant la possibilité d’y résider sans frais supplémentaires

Interpeace attache de l’importance à la diversité de son personnel et vise à atteindre une plus grande parité hommes-femmes à tous les niveaux de son travail. Nous accueillons les candidatures des femmes et des hommes, y compris celles des personnes vivant avec handicap.

Comment postuler ?

Les candidat(e)s intéressé(e)s et qui remplissent les conditions sont invité(e)s à soumettre leurs dossiers (CV et lettre de manifestation d’intérêt) par courrier électronique à l’adresse suivant :

recruitment@interpeace.org avec l’objet : Assistant (e) Chargé (e) des Finances (DOIT ETRE inclus dans la ligne de l’objet du courrier électronique pour être pris en considération).

Ou bien, déposer votre dossier de candidature dans une enveloppe bien fermée, avec le titre du poste sur l’enveloppe, au bureau de l’ONGI NRC sis au N° 06, Avenue LUSAMBO, Quartier LUMUMBA, ville de BUNIA au plus tard, le 19 décembre 2019, à 16 Heures.

Veuillez noter que, en raison du nombre élevé des candidatures, seuls les candidats présélectionnés seront contactés.