Chargé(e) d’appui Finances et Administration

Reporting to: Chargé(e) des Finances et Administration

Location: Kananga, RDC - avec voyages à Tshikapa, Kinshasa et Goma et parfois à Nairobi

Application closing: 18 Avril, 2019

Contrat à durée déterminée :  17 mois

Contexte

Interpeace est une organisation internationale de consolidation de la paix qui soutient des initiatives de consolidation de la paix menées localement dans le monde entier. Interpeace adapte son approche à chaque société et veille à ce que son action soit menée localement. En étroite collaboration avec ses équipes et partenaires locaux, Interpeace développe des programmes de consolidation de la paix et soutient la mise en place de processus de changement qui relient les communautés locales, la société civile, le gouvernement et la communauté internationale.

En sa qualité de partenaire stratégique des Nations Unies, Interpeace a son siège à Genève, en Suisse, et possède des bureaux dans le monde entier.

Pour plus d’informations sur Interpeace, veuillez visiter www.interpeace.org

Position au sein de l’Organisation

Depuis 2013, Interpeace, en partenariat avec six organisations nationales du Burundi, de la RDC et du Rwanda, met en œuvre un programme régional de dialogue transfrontalier pour la paix dans la région des Grands Lacs. Depuis 2018, Interpeace a engagé une stratégie globale d’accroissement de son engagement en RDC, à travers une concentration dans les zones à risques du pays, notamment au Nord-Kivu, au Sud-Kivu, et au Kasaï.

Dans cette optique, en 2019, Interpeace participera à la mise en œuvre d’un projet de facilitation de dialogue et médiation pour la réconciliation et la cohésion sociale entre les communautés, les autorités, et les forces de sécurité́ dans les provinces du Kasaï Central et du Kasaï avec le soutien de l’Union Européenne.

Pour ce faire, Interpeace recrute un(e)chargé(e) d’appui Finances et Administrations compétent(e) et motivé(e) pour appuyer le système financier et les exigences de gestion financière des programmes d’Interpeace au Kasai Central et au Kasai.

But du poste

Sous la direction de la Chargée Finances et Administration, le chargé d’appui Finance et Administration est responsable de la performance financière du bureau d’Interpeace. Cela comprend : la comptabilité, les contrôles internes, les audits, la gestion budgétaire, les rapports financiers, le suivi et le renforcement des capacités. Le/La chargé (é) d’appui Finances et Administration supervise la gestion financière du bureau à Kananga, tient des registres financiers complets et exacts et approuve (en coordination avec l’équipe du programme et la chargée Finance et Administration) les différents budgets de projet, l’élaboration à la mise en œuvre, en passant par le suivi et la vérification. Il/Elle veille à ce que les budgets des projets soient mis en œuvre conformément aux politiques et procédures d’Interpeace et aux règlements des donateurs. Il / elle travaille également en étroite collaboration avec la chargée des Finances et de l’Administration afin de surveiller de près les coûts du programme et / ou des bureaux dans les zones affectées afin d’anticiper les risques potentiels et les lacunes financières.

Ce poste nécessite de consulter et / ou de coordonner des activités avec des acteurs internes et externes. Guidés par et en collaboration avec la chargée des finances et de l’administration, dans les 3-5 premières années, un agent de soutien aux finances qui réussira aura su :

  • Maintenir l’exactitude de toutes les informations et documents comptables publiés dans le logiciel de comptabilité (QB) et le progiciel de gestion intégré (SunSystems), y compris les procédures internes (recrutement, approvisionnement, etc.).
  • Réaliser des audits non qualifiés de projets et statutaires ainsi que des rapports financiers internes et des donateurs à temps
  • Suivi budgétaire : produire et distribuez des rapports Budget versus Réel avec une analyse détaillée des risques potentiels.
  • Fournir tous les mois des dossiers financiers et des documents justificatifs détaillés, complets, en temps voulu, exacts et complets pour les partenaires et / ou les bureaux désignés via l’outil en ligne pour la consolidation.
  • Suivre la mise en œuvre des recommandations du contrôle interne jusqu’à leur résolution (contrôles mensuels, audits internes et externes, revues internes, etc.)
  • Sous la direction de la chargée des finances et de l’administration, apportez le soutien en révisant les politiques et les procédures, en formant le personnel et / ou les partenaires, en surveillant les états financiers ou en évaluant les risques au sein des partenaires et / ou des bureaux affectés.

Fonctions et responsabilités

Le/ la charge(e) d’appui Finances travaillera directement sous la supervision du chargé des Finances et de l’Administration basée à Goma. Ce poste est basé à Kananga, et implique des voyages fréquents à Tshikapa, Kinshasa, Goma, et d’autres lieux si besoin.

Planification et mise en œuvre

  • Définit des objectifs clairs compatibles avec les stratégies convenues
  • Identifie les activités et tâches prioritaires ; ajuste les priorités selon les besoins ; alloue suffisamment de temps et de ressources pour terminer son travail
  • Prévoit les risques et permet des imprévus lors de la planification
  • Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire
  • Utilise son temps efficacement

Les missions spécifiques

Support Budgétaire & comptabilité

  • Aider les chargé(e)s du programme à élaborer des budgets globaux pour les programmes, y compris pour chaque organisation partenaire.
  • Sous la supervision du chargé des finance, distribuer les budgets annuels auprès des partenaires et assurer l’inscription des budgets et des révisions budgétaires aux dossiers des partenaires QB et à la CEA QB.
  • Participer aux réunions du programme et donner du support à la formulation de la stratégie du programme, à la planification des activités et au développement des programmes.
  • Examiner toutes les sources de documentation pour les dépenses transmise par les organisations partenaires afin d’assurer le respect des règles et procédures financières d’Interpeace.
  • Examiner et analyser les bilans, des partenaires, c’est-à-dire les conciliations bancaires, comptes débiteurs et comptes créditeurs vieillissement et assurer la résolution rapide de tous les articles en souffrance.
  • Soutenir le service d’approvisionnement en cas de besoin et aider à s’assurer qu’ils sont conformes aux procédures d’approvisionnement spécifiques d’Interpeace et des donateurs.
  • S’assurer que les partenaires disposent et maintiennent une base de données d’inventaire actualisée selon les normes des bailleurs de fonds qui permettent le transfert des biens aux bénéficiaires à la fin de la période de subvention.

Rapports financiers/appui dans la gestion du programme

  • Coder des rapports financiers des donateurs (budget v/s dépenses réels) conformément au plan comptable d’Interpeace (COA) et créer des rapports de donateurs dans Q&A.
  • Actualiser les rapports mensuels et les examiner avec le chargé(e)s du programme et la chargée de Finance.
  • Faire des visites périodiques aux partenaires (en coordination avec le personnel du programme et la chargée de Finance) pour l’audit interne et le renforcement des capacités.
  • Vérifier que tous les bons de paiement ont des documents justificatifs sont corrects et qu’ils ont été dûment autorisés.
  • Examiner tous les rapprochements des bilans et identifier les zones de faiblesse
  • Télécharger les fichiers de sauvegarde QB du partenaire sur Dropbox et notifier la chargée des finances à Goma de mettre à jour le dossier de soumission QB sur une base mensuelle.
  • A la fin de l’année, préparer les rapports financiers des partenaires pour l’audit, conformément au calendrier convenu avec la chargée des finances et administration du bureau de Goma
  • Appuyer les audits sur le terrain et des bailleurs de fonds et, avec l’aide de la chargée des finances et de l’administration, répondre aux questions concernant l’audit.
  • Participer à la formation des chargé(e)s des finances auprès des organisations partenaires à Kananga et Tshikapa, dans d’autres zones d’engagement d’Interpeace en RDC.
  • Agir en tant que point focal pour les requêtes et demandes d’assistance du bureau de Goma par exemple pour le codage des assurances des partenaires.

Administration

  • Responsable du suivi des périodes des conventions conclues entre Interpeace, son personnel ou avec les tiers : contrats, contrats de consultance, congés, visas, etc. et proposer en temps opportun au responsable de l’unité les dispositions nécessaires.
  • Suivre le cahier des présences, absences, congés du personnel.
  • Assister le Gestionnaire du programme dans la gestion au quotidien de l’administration d’Interpeace à Kananga, fait les réservations, achat des billets et éléments nécessaires pour les voyages du personnel ou des visiteurs.
  • Assister le personnel du programme dans les calculs des salaires, la gestion de la Paie, les calculs et paiement des impôts et autres cotisations selon la loi et la règlementation à la matière (IPR, INSS, INPP, ONEM, etc). S’assurer que les impôts et taxes et les autres obligations sont déclarées à temps.
  • Assister les staffs du programme dans le respect des procédures de passassions de marché, la gestion des matériels et immobilisation, la gestion logistique des voyages et de différentes activités.

Qualifications – Expériences et Compétences

  • Diplôme Universitaire (Bachelor) en comptabilité, finance, sciences commerciales, administration des affaires et gestion, selon le règlement de la RDC
  • Certification comptable (CPA partiel ou complet ou équivalent)
  • Avoir démontré une grande compréhension des questions financières et comptables, de préférence dans le secteur à but non lucratif en RDC
  • Une bonne compréhension de la gestion budgétaire ; contrôles financiers ; vérification de la documentation source ; préparation de bons de paiement ; et des processus d’approvisionnement.
  • Connaissances solides de la comptabilité et capacité d’exploitation des QuickBooks, et d’autres systèmes de gestion financière (ou capacité démontrée d’apprendre de nouveaux systèmes de comptabilité).
  • Fortes aptitudes en communication écrite et orale en anglais, en français et en swahili.
  • Fortes aptitudes en informatique dans toutes les applications MS Office.
  • Capacité de travailler sous la pression et bonnes capacités organisationnelles ainsi que l’attention au détail.
  • Capacité de s’adapter dans un environnement de travail multiculturel.
  • Capacité d’effectuer des travaux détaillés, souvent de nature confidentielle et/ou de gérer un volume important de travail de façon systématique, efficace et précise.
  • Engagement ferme à soutenir les initiatives locales de consolidation de la paix et aux valeurs et principes de travail d’Interpeace.

Compétences d’Interpeace:

  • Collaboration
  • Communication
  • Recherche de résultats
  • Adaptation et apprentissage en continu
  • Respect de la diversité

Comment postuler ?

Les candidats intéressés et qui remplissent les conditions sont invités à soumettre leurs dossiers (CV et lettre de manifestation d’intérêt) par courrier électronique à l’adresse suivante : eca@interpeace.org . Avec l’objet du mail : « Chargé des finances Kananga ».

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés pour les entrevues seront informés.

La date limite de réception des candidatures est le 18 Avril 2019.