Assistant.e Administratif.ve

Reporting to: Chargée des Opérations

Location: Bamako

Type of position: L2 S1

Application closing: 31 Decembre 2021

Présentation d’Interpeace

Interpeace est une organisation internationale pour la consolidation de la paix et qui soutient des initiatives locales de consolidation de la paix dans le monde entier. Interpeace adapte son approche à chaque société et veille à ce que le travail soit piloté localement. En collaboration avec des partenaires locaux et des équipes locales, Interpeace élabore conjointement des programmes de consolidation de la paix et aide à établir des processus de changement qui relient les communautés locales, la société civile, le gouvernement et la communauté internationale.

En tant que partenaire stratégique des Nations Unies, Interpeace a son siège à Genève, en Suisse, et a des bureaux dans le monde entier.

Pour plus d’informations sur Interpeace, veuillez visiter www.interpeace.org

Position au sein de l’Organisation

L’Assistant.e administratif.ve fait partie de l’Unité des Opérations Globales qui comprend les finances, l’informatique, l’administration, les affaires juridiques, l’audit interne et les ressources humaines. L’Unité des opérations globales est dirigée depuis le siège à Genève, bien que les membres de l’équipe soient basés dans différents endroits du monde, notamment en Bosnie, en Côte d’Ivoire, au Guatemala, au Kenya en Tunisie et au Burkina Faso, au Mali, etc…

Sous la supervision du Chargé des Opérations, l’Assistant.e Administratif.ve travaille avec l’équipe programme et des opérations de l’Afrique de l’Ouest pour créer une administration plus efficace qui répond aux besoins de toutes les unités au bureau de Bamako.

Objectif et vue d’ensemble générale

Sous la supervision du Chargé des Opérations, l’Assistant.e administratif.ve apporte un soutien administratif général afin d’assurer une gestion harmonieuse et efficace des activités administratives dans le bureau de Bamako. Il s’agit notamment de gérer les voyages et les réservations d’hôtel, d’effectuer les demandes de remboursement de dépenses, de faire l’archivage, de coordonner la logistique des événements et des ateliers pour le Bureau du Mali.

L’Assistant.e administratif.ve et Financier est responsable de façon optimale des opérations administratives quotidiennes liées à la gestion de l’information, à la logistique et à l’approvisionnement du bureau de Bamako. Le poste assure la liaison avec des fournisseurs et prestataires de services externes. Le poste assure la liaison avec des fournisseurs et prestataires de services externes.

En collaboration avec l’équipe des Opérations, l’Assistant.e Administratif.ve  facilite la capacité de l’équipe du  programme   à  gérer  et  à  organiser  le  bureau  efficacement  et professionnellement  en  s’assurant que l’archivage soit fait correctement, en mettant en œuvre les procédures administratives, les plans et les contrôles, en traitant les questions administratives, en préparant et initiant le processus d’approvisionnement pour les services et biens couramment utilisés par le bureau (par exemple les compagnies aériennes, les taxis, les fournitures de bureau). Et également en procédant au lancement du processus annuel de sélection des fournisseurs.

Ce poste est un poste local basé à Bamako.

Devoirs et responsabilités

1. Tâches spécifiques

Gestion du bureau et de l’information

  • Assurer la gestion du bureau et la liaison entre Interpeace et les autres services techniques concernés (télécommunications, services électroniques .), ce qui implique de s’assurer que les factures téléphoniques et Internet sont à jour et initier les paiements.
  • Maintenir un système de classement des dossiers à jour, à la fois électronique et Ceci inclus les fichiers liés à l’administration et aux programmes
  • Coordonner les activités et les opérations du bureau afin de garantir l’efficacité et le respect des politiques de l’organisation
  • Coordonner les questions générales de réparation et d’entretien du bureau (climatisation, sécurité, générateur, nettoyage des tapis, peinture etc…)
  • Gérer le courrier entrant – en tenant compte des questions confidentielles – en le copiant et en le faisant circuler si nécessaire
  • Coordonner avec la femme de ménage pour maintenir les espaces du bureau propres et organisés en permanence
  • Recevoir et filtrer les appels téléphoniques entrants
  • Aider à mettre à jour les informations sur les fournisseurs et les listes de consultants du Mali en coordination avec tous les bureaux et unités, en s’assurant que les processus  été menés à bien
  • Coordonner les courriers DHL et les autres courriers sortants.

Logistique du programme

  • Maintenir une bonne communication avec l’équipe de programme et les parties prenantes concernées au sein des communautés ciblées par le programme
  • Soutenir l’organisation logistique des activités communautaires, des ateliers, des groupes de discussion, des formations et des autres activités du programme au Mali, sans se limiter seulement aux réservations de billets d’avion, l’hébergement, la diffusion des documents de suivi aux participants et la coordination des transferts à l’aéroport.
  • Travailler avec l’équipe des finances le traitement de l’indemnité journalière de subsistance (DSA) et des frais de route pour les participants aux ateliers et les activités du projet
  • Aider à la préparation des contrats de location de voiture pour les activités du Programme
  • Communiquer toutes les dispositions logistiques au personnel du bureau du Mali.
  • Coordonner l’acquisition des visas, ce qui inclus la rédaction de lettres d’invitation et la constitution des dossiers pour les consultants et le personnel du Mali.
  • Superviser les besoins de transport du bureau tout en tenant compte des coûts, y compris la
    • Préparation des bons de taxi tout en s’assurant qu’il a été autorisé
    • Soutenir le personnel sur certaines questions administratives et logistique en cas de besoin
    • Faire les photocopies des documents et faire la reliure si nécessaire.

Approvisionnement et Administration des finances

  • Assurer l’approvisionnement en temps utile et de manière efficace des biens : aider à la préparation du processus d’approvisionnement – coordonner la réception, évaluer les offres ou des propositions de biens, de services ou de travaux
  • Aider à tenir à jour les informations sur les listes de fournisseurs privilégiés en coordination avec l’unité de programme en vérifiant que les processus d’approbation ont été menés à bien
  • Aider à la préparation et à la gestion des contrats de services et des bons de commande fournisseurs en liaison avec le Chargé d’Appui aux Opérations. Veiller à ce que les autorisations nécessaires soient accordées conformément à la politique des achats.
  • Assurer de solides partenariats avec les fournisseurs et les consultants
  • Soumettre les dossiers d’achats, les contrats et les LPOs pour traitement et paiement.
  • S’occuper de toute autre tâche pouvant lui être assignée par le superviseur

Administration des RH

  • Aider dans le processus de recrutement de nouveaux employés
  • Soutenir l’intégration des nouveaux employés en obtenant des cartes de visite et en aménageant l’espace de travail du nouveau membre du personnel
  • Aider à la mise à jour des dossiers de personnel.

 Qualifications        

Candidats ayant les qualifications, de l’expérience, un diplôme d’études supérieures et parlant couramment Français. L’anglais sera un avantage.

Expérience

  • Au moins 2 ans d’expérience pertinente en administration, secrétariat et en logistique.
  • Expérience pertinente démontrant une capacité à travailler dans un environnement multiculturel.

Compétences

  • Compétences dans l’utilisation de logiciels informatiques, principalement des outils MS Office
  • Capacité de prioriser les tâches venant de différentes unités, à effectuer les travaux de routine de façon autonome, à respecter les délais et s’adapter à l’évolution des demandes et des tâches multiples
  • Capacité de déterminer les documents d’information et les documents de référence pertinents

Pour les autres, et de dépister l’urgence et la priorité

  • Capacité de travailler avec succès dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et attitude non discriminatoire et sensibles aux différences entre les
  • Excellente capacité à interagir avec les personnes avec respect et tact
  • Capacité à traiter des informations et/ou des questions confidentielles en faisant preuve de discrétion et de bon sens
  • Solides compétences en matière de rédaction, d’organisation et de coordination
  • Excellentes compétences dans la résolution de problèmes et orientation vers les résultats. Compétences Interpeace
    • Collaboration et travail d’équipe
    • Communication
    • Recherche de résultats
    • Adaptabilité et apprentissage continu
    • Respect de la diversité

Compétences souhaitées

  • Expérience de travail dans les Ressources Humaines, Administration ou Finance est considérée comme un atout
  • Connaissance approfondie des pratiques et des procédures de préparation des documents administratifs et de tenue des dossiers
  • Expérience dans le domaine du service à la clientèle afin de fournir des réponses courtoises, rapides et efficaces aux parties internes et

Interpeace valorise la diversité au sein de son personnel et vise à atteindre l’égalité des sexes à la fois par la parité à tous les niveaux de l’organisation et par la promotion de la dimension de genre dans tous ses travaux. Les candidatures féminines, masculines ainsi que celles des personnes handicapées sont fortement encouragées.

Comment postuler ?

Les candidat(e)s intéressé(e)s et qui remplissent les conditions sont invité(e)s à soumettre leurs dossiers (CV et lettre de motivation) par courrier électronique à l’adresse suivante recruitment-wa@interpeace.org au plus tard le 31 décembre 2021. Pour que votre candidature soit prise en considération, la mention ” Assistant.e Administratif.ve MALI” doit figurer dans l’objet du courriel de candidature et le dossier de candidature devra comprendre obligatoirement :

  • Un curriculum vitae complet
  • Une lettre de motivation
  • Un document retraçant les réponses aux questions suivantes :
  1. Avez-vous déjà fait l’objet d’une condamnation pénale ou d’une sanction pénale ou administrative par une autorité compétente ? Dans l’affirmative, veuillez préciser :
  2. Avez-vous déjà été licencié ou séparé (par exemple, résiliation de contrat, licenciement, non- renouvellement) ou soumis à une mesure ou une sanction disciplinaire par votre employeur pour fraude, harcèlement, harcèlement sexuel, exploitation ou abus sexuel ?
  3. Avez-vous déjà démissionné alors que vous faisiez l’objet d’une enquête ou d’une procédure disciplinaire ?

La lettre d’accusé de réception doit comporter à la fin la déclaration d’accord suivante :

  • Je confirme l’exactitude des informations fournies, étant entendu qu’Interpeace procédera à une vérification des références pour contrôler les informations
  • Je comprends que si des informations fausses ou trompeuses sont fournies dans ma candidature, ou si des faits matériels sont supprimés, je ne peux pas être employé, ou si je suis employé, je peux être licencié.

Veuillez noter qu’en raison du nombre élevé de candidatures, SEULS les candidats présélectionnés seront contactés.